Huishoudelijk reglement

Algemeen

Artikel H.1

  1. Het doel van de vereniging, conform artikel 2 van de Statuten, is het bevorderen van het verzamelen van postzegels, postwaardestukken, poststukken, poststempels en alles dat hiermee verband houdt, van het gebied “Duitsland” zoals opgenomen in de Michel Spezial.
  2. De vereniging tracht haar doel ondermeer te bereiken door:
  3. Het houden van tentoonstellingen;
  4. Het organiseren van veilingen;
  5. Het onderhouden van een rondzenddienst;
  6. Het uitgeven van een periodiek;
  7. Alle wettige middelen die aan het doel bevorderlijk kunnen zijn.

Voor veiling en rondzending gelden aparte reglementen welke de goedkeuring van de Algemene Vergadering behoeven.

Artikel H.2

Tenminste 4x per jaar wordt een ledenbijeenkomst met Algemene Vergadering gehouden.

Eén Algemene Vergadering is tevens de Jaarvergadering.

Contributie en lidmaatschap

Artikel H.3

Het lidmaatschap staat alleen open voor natuurlijke personen. 

Aspirant-leden zijn leden jonger dan 18 jaar. Bij aanmelding dient één van de ouders de aanmelding mede te ondertekenen.

Nieuwe leden worden elk kwartaal gepubliceerd in Deutsche Post, waarna binnen 1 maand na verschijnen een eventueel bezwaar of bedenking kan worden ingediend.

Artikel H.4

De hoogte van de contributie voor gewone leden en aspirant-leden wordt jaarlijks vastgesteld.

De vereniging heeft voor de inning van de verschuldigde contributie een voorkeur aan automatische incasso. Deze wordt op of rond de 20e december voorafgaand aan het nieuwe verenigingsjaar geïnd.

Voor bestaande leden die niet via automatische incasso de contributie voldoen geldt dat de contributie voldaan moet zijn uiterlijk 15 januari van het betreffende jaar. Indien na deze datum niet betaald blijkt te zijn wordt uiterlijk eind januari een betalingsherinnering gezonden waarvan de betalingstermijn afloopt op 14 februari. Indien op 15 februari niet betaald blijkt te zijn wordt het betreffende lid onmiddellijk geschorst in al zijn rechten. Het geschorste lid wordt ook niet aangemeld bij de KNBF.

Van deze schorsing ontvangt het geschorste lid schriftelijk mededeling, waartegen conform de statuten beroep mogelijk is.

Artikel H.5

Een entreegeld, zoals mogelijk gemaakt in de statuten, wordt niet verlangd bij inschrijving als lid.

Artikel H.6

Nieuwe leden zijn verplicht bij aanmelding een incassomachtiging voor de contributie-inning te tekenen.

Artikel H.7

Opzegging van het lidmaatschap dient, in verband met het aanmaken van de automatische incasso, uiterlijk 15 november van het lopende jaar te geschieden door middel van een schriftelijk verzoek daartoe bij de ledenadministratie.

Bestuur

Artikel H.8

Overeenkomstig de Statuten bestaat het bestuur uit een oneven aantal van tenminste 5 personen. Bestuursleden worden benoemd voor een periode van 3 jaar. Zij treden aan en af volgens het volgende rooster:

Jaar 1: Voorzitter, redacteur en commissaris evenementen.

Jaar 2: Penningmeester en veilingmeester.

Jaar 3: Secretaris en rondzendleider.

Jaar 4: als jaar 1 enz.

Artikel H.9

De voordracht van kandidaat-bestuursleden door leden dient schriftelijk en minimaal 1 uur voorafgaand aan de Algemene Vergadering te worden gedaan.

Artikel H.10

Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter, de secretaris en de penningmeester. Bij ontstentenis van de voorzitter treedt de vicevoorzitter als zodanig op.

De voorzitter leidt vergaderingen en leden-bijeenkomsten;

De secretaris voert de correspondentie, stelt de notulen van alle vergaderingen op en beheert het secretariaatsarchief.

De penningmeester beheert de gelden van de vereniging en voert de financiële administratie.

Artikel H.11

Naast het dagelijks bestuur kent de vereniging de volgende bestuursleden-functies:

-Archivaris;

-Ledenadministrateur;

-Redacteur;

-Rondzendleider;

-Veilingmeester;

-Commissaris evenementen.

Functies kunnen in één persoon verenigd zijn.

Het, buiten de voorzitter, langst zittende bestuurslid is tevens vicevoorzitter.

Artikel H.12

Kascontrolecommissie:

Buiten het bestuur worden jaarlijks 2 leden benoemd in de kascontrolecommissie. Daarbij wordt 1 lid herbenoemd en 1 lid nieuwbenoemd. Tevens wordt een reservelid benoemd. Deze wordt in het volgende jaar in principe voorgedragen als lid.

Algemene Vergaderingen

Artikel H.13

Tijdens de leden-bijeenkomsten wordt in principe ook een Algemene Vergadering gehouden.

Eén van deze Algemene Vergaderingen is tevens de Jaarvergadering.

De agenda voor deze Algemene Vergaderingen (AV) bevat tenminste:

(per kalenderjaar)

1e AV: – Mededelingen en ingekomen stukken;

            – Vaststellen notulen vorige AV;

            – Rondvraag.

2e AV: Tevens Jaarvergadering

            – Mededelingen en ingekomen stukken;

            – Vaststellen notulen vorige AV;

            – Jaarverslag secretaris;

            – Jaarverslag veilingmeester;

            – Jaarverslag rondzendleider;

– Jaarverslag penningmeester;

            – Verslag kascontrolecommissie;

            – Decharge bestuur;

            – Bestuursverkiezing (volgens rooster);

            – Benoeming leden kascontrolecommissie;

            -Rondvraag.

3e AV: -Mededelingen en ingekomen stukken;

-Vaststellen notulen vorige AV;

-Rondvraag;

4e AV: -Mededelingen en ingekomen stukken;

            -Vaststellen notulen vorige AV;

            -Begroting voor het komende jaar;

            -Rondvraag.

Stemmingen

Artikel H.14

Stemmen over zaken geschiedt mondeling, over personen mondeling of schriftelijk. Over alle voorstellen betreffende zaken, wordt beslist bij volstrekte meerderheid der uitgebrachte stemmen. Bij staking der stemmen wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Bij stemming over personen is hij gekozen, die de volstrekte meerderheid der uitgebrachte stemmen op zich heeft verenigd. Indien niemand die meerderheid heeft verkregen, wordt een tweede stemming gehouden tussen die personen, die het grootste aantal der uitge­brachte stemmen hebben gekregen en is hij gekozen, die bij die tweede stemming de meerderheid der uitgebrachte stemmen op zich heeft verenigd. Indien bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

Bij schriftelijke stemming worden in dit artikel onder stemmen verstaan geldig uitgebrachte stemmen, zodat niet in aanmerking komen blanco stemmen, met de naam van het stemmend lid ondertekende stembriefjes en stembriefjes, die niet ingeleverd zijn.

Het bestuur kan zich laten bijstaan door een stembureau, bestaande uit ten minste twee der aanwezige leden buiten het bestuur, voor het uitvoeren van de schriftelijke stemmingen.

Vergoedingen

Artikel H.15

Bestuursleden kunnen de gemaakte onkosten voor kantoorartikelen e.d., onder overlegging van de bonnen, declareren bij de penningmeester. Daarnaast kunnen reis- en verblijfskosten, gemaakt uit hoofde van de functie gedeclareerd worden. Reiskosten worden vergoed op basis van kosten openbaar vervoer (bonnen overleggen) of op basis van vergoeding van € 0,19 per km bij gebruik eigen vervoer.

Artikel H.16

Leden die op beurzen, tentoonstellingen en andere manifestaties de stand van de vereniging bemannen of zich op een andere wijze inspannen ten behoeve van de vereniging hebben recht op een vergoeding van € 5,- per dagdeel t.b.v. koffie, thee, broodjes e.d.

Overige gemaakte onkosten kunnen, onder overlegging van de bonnen, gedeclareerd worden bij de penningmeester. Reiskosten worden vergoed op basis van kosten openbaar vervoer (bonnen overleggen) of op basis van vergoeding van € 0,19 per km bij gebruik eigen vervoer.

Algemene verordening gegevensbescherming

Artikel H.17

In het kader van de Algemene verordening gegevensbescherming is een Privacyverklaring Filatelistenvereniging Duitsland opgesteld welke op de website van de vereniging te vinden is. Daarin staat welke gegevens er van het lid verzamelt worden, wie er toegang hebben tot die gegevens en wat de rechten van de leden zijn met betrekking tot deze rechten.

Slotbepalingen

Artikel H.18

Besluiten tot wijziging van dit reglement behoeven de goedkeuring van de meerderheid van de Algemene Vergadering. Voorstellen tot wijziging zullen tenminste drie dagen voorafgaand aan de Algemene Vergadering aan de leden ter kennis worden gebracht.

Artikel H.19

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur, behoudens goedkeuring van de Algemene Vergadering.

Aldus vastgesteld en goedgekeurd door de Algemene Vergadering gehouden op:

(datum) . . . . . . . . . . .

Voorzitter                                Secretaris


© Filatelistenvereniging Duitsland 2019